Antrag auf frühzeitige Bereitstellung von Unterlagen

Sehr geehrter Herr Bürgermeister Diethelm,
sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit stellen wir folgenden Antrag:

Anträge und Anfragen sowie dazugehörige Unterlagen sollen zeitnah (möglichst direkt nach Eingang) ins Ratsinformationssystem gestellt werden.
Diese Dokumente dienen der reinen Information über kommende Themen. Sie müssen nicht vorab von der Gemeinde ausführlich bearbeitet oder kommentiert werden. Es bestehen keine Rechtsansprüche durch die Bereitstellung, datenschutzrelevante Unterlagen können geschwärzt eingestellt werden. Eine Zuordnung zu den jeweiligen Ausschüssen ist vorab nicht erforderlich.

Begründung:
Der Rat und die Ausschüsse müssen wichtige Entscheidungen treffen. Dazu gehört auch ein Wissensstand, der auf Fachinformationen des jeweiligen Anliegens beruht. Dies erfordert Zeit und die Möglichkeit, sich Informationsmaterial und das Wissen dazu zu beschaffen. Viele Mitglieder sind gleichzeitig in mehreren Ausschüssen tätig. Während der
Sitzungszeit kann es sein, dass sich ein Mitglied innerhalb von einer Woche in unterschiedlichen Ausschüssen und dann jeweils zu einer Vielzahl von TOPs und eventuell auch noch sehr umfangreichen Anträgen, Anfragen, Vorlagen mit den
dazugehörigen Anlagen und Dokumenten beschäftigen muss.

Räte und Ausschussmitglieder führen ihr Amt ehrenamtlich aus. Das heißt, die meisten sind in Vollzeit berufstätig. Die Zeit, sich auf alle Unterlagen wie gewünscht und erwartet vorzubereiten, ist gerade bei komplexen Sachverhalten nicht innerhalb einer Woche machbar. Das widerspricht nicht nur dem Anspruch, Entscheidungen nach bestem Wissen
und Gewissen zu treffen, sondern auch dem Recht der Bürger, dass wir – darauf vereidigt – so handeln.
Dieser Antrag bezieht sich ausschließlich auf Anträge, Anfragen, Gutachten und sonstige Unterlagen, die vor der Erstellung der Tagesordnungen eingehen. Nachgereichte Eilanträge sind selbstverständlich ausgenommen.
Die Nutzung des Ratsinfosystems und die Bereitstellung von Tablets durch die Gemeinde ist sehr hilfreich und wir bedanken uns für die unkomplizierte Art der Dokumentenbereitstellung.

Die Vorabeinstellung soll der besseren Vorbereitung dienen, so können einzelne TOPs dann auch schneller entschieden werden. Zwischen den Sitzungsrunden ist ohne Termindruck viel Zeit, sich über eingereichten Themen zu informieren.

Umsetzungsvorschlag:
Die Einrichtung einer neuen Rubrik im Ratsinfosystem, z.B. „Neues“, die nur für angemeldete Mitglieder sichtbar ist. Die Unterlagen könnten dann dort online ohne tiefergehende Bearbeitung der Gemeinde eingestellt werden. Jedes Mitglied hätte nun selbst die Chance, sich frühzeitig mit den zukünftigen Themen zu beschäftigen.

Mit freundlichen Grüßen